Também trabalho com manutenção. Outra coisa interessante, é deixar bem claro os aplicativos (pacote) que você instala em cada máquina, claro que de acordo com a necessidade do cliente. Preferencialmente guardando imagens disto, você pode por exemplo dar um print em painel de programas\programas e recursos. Deixando claro ao cliente que a instalação indevida de aplicativos acarreta em mau uso e suspensão da garantia, caso você ofereça, claro. Cansei de pegar maquinas, 5, 7 dias após formatação com softwares do tipo, Baydoo Pc antivirus... Chromiun.. entre diversos outros softwares maliciosos que o próprio cliente deixou passar embutida em instações feitas por ele mesmo querendo garantia.
Outra coisa interessante é deixar claro o tempo em que a maquina (ou máquinas) devem ser retiradas do seu estabelecimento, acontece muito de aprovarem os orcamentos e nunca mais virem busca-las.
Espero ter ajudado.